Langkau ke kandungan utama

Transformasi Pentadbiran Awam

Edisi Diperbaharui Pada 12.27 pagi/3 Mac 2009

Entah sudah okay atau masih belum internet di rumah. Harapnya sudah kerana aku perlu buat sedikit kerja di rumah. Kerja peribadi. Dalam pejabat, takkan aku mahu tulis panjang-panjang pula dan buat kerja peribadi melalui internet.

Hari ini ada dua mesyuarat yang berselang 20 minit. Awal pagi mesyuarat Star Rating dan pembentukkan pasukan pengurus projek yang berdasarkan kriteria di dalam Star Rating. Aku masih ingat Bos Besar minta supaya pasukan yang ditubuhkan ini mesti berdasarkan skop setiap kriteria yang tersedia. Walaupun kriteria tersebut terbahagi dalam topik-topik yang berlainan, ianya mesti ada perbezaan. Jadi kumpulan tidak wajar dibahagikan mengikut topik, seperti yang disarankan awal dulu.

Tapi itu jugalah yang dilakukan oleh pasukan perancang walaupun Bos Besar sudah ingatkan tidak lama dulu. Maka, hari ini mereka terima padah akibat 'degil'. Aku sendiri sudah ingatkan bahawa perlu dibahagikan mengikut apa yang dikatakan oleh Bos Besar. Tapi suara aku, faham-faham sajalah. Setakat pangkat aku ini, siapa yang mahu dengar?

Aku fikir lebih logik mengikut cara yang Bos Besar sarankan. Bukanlah susah seperti yang difikirkan. Ia sebenarnya lebih memudahkan kemudian nanti. Cuma, seperti biasa, kalau di pejabat sebegini, akan ada orang yang buat kerja dan betul-betul buat serta akan ada orang yang tak buat kerja dan pura-pura buat. Itu yang akan menyusahkan kemudian hari. Itu pasukan perancang tidak mahu terjadi (pasti akan terjadi).

Jadi, aku diamkan saja. Kerana aku pasti tiada guna aku bersuara kalau mereka tidak mahu dengar.

Kemudian masuk mesyuarat kedua yang cuma berselang 20 minit daripada mesyuarat pertama. Bos Besar masih menjadi pengerusi. Seperti yang aku duga, pasti dikaitkan suasana dengan mesyuarat pertama. Dia masih memperkatakannya. Itu tandanya dia tidak puas hati. Aku terangkan situasi dan dia kata,

"Dan, kalau engkau faham apa yang aku nak cakap tapi orang-orang atas engkau yang pangkat 52, 54  tu tak faham, aku tak tahu nak cakap apa dah..."

Bukan bos besar puji aku atau aku sengaja tunjuk bagus. Baca betul-betul ye. Ini bunyi orang yang kecewa atau putus asa dengan orang bawahannya hingga dia bandingkan orang yang gred bawah dengan gred atas (terlampau atas). Dia biasanya tidak akan buat perbandingan begini kerana kalau kamu kenal Bos Besar, dia seorang yang amat bangga dengan skim perjawatannya.

Begitu agaknya rasa kecewanya dia dengan mereka. Aku tidak salahkan Bos Besar. Aku faham aspirasinya. Dulu pun aku pernah benci dia, walau ketika itu aku langsung tidak pernah faham dan tidak ada usaha nak faham apa yang dia sedang lakukan.

Sekarang bila aku faham, aku sokong apa yang sedang lakukan walaupun tidak semua. Kebanyakkan bos yang ada, sama ada mereka tidak mahu menyusahkan diri sendiri atau degil. Itu saja. Tapi itu dari segi kerja.

Kalau mengikut pandangan aku, kebanyakkan daripada mereka ini adalah graduan jurusan sastera yang lebih pandai menulis dan berbicara sesuatu daripada melakukan sesuatu. Sesuatu yang statistikal, analitikal dan saintifik adalah sebenarnya perkara baru bagi mereka dan mereka perlu tahu walau hanya pada dasarnya.

Kadang-kadang kamu boleh kagum mendengar hujah-hujah mereka mengenai sesuatu perkara. Tapi setakat itu biasanya. Mereka akan amat mudah keliru apabila perkara detail mereka terima untuk mereka kaji dan membuat evaluasi.

Sudah tiba masanya pentadbiran awam (peringkat pengurusan tertinggi) dipilih di kalangan mereka yang boleh melakukan kaji selidik dan evaluasi yang jitu dan berkesan. Bukan hanya pandai bercakap retorik tetapi apabila disuruh, seribu alasan menjadi batu penghalang. Menjadi mangsa nanti, orang bawahan.

Agak pelik juga apabila di dalam mesyuarat tadi aku sedari ramai antara bos yang tidak faham apa yang dikatakan dasar jabatan. Mungkin ada antara mereka yang tidak faham dan tidak boleh membezakan dasar dengan arahan. Sebab itu walaupun aku di bahagian yang sebenarnya menyelaras dasar, tiada usaha-usaha untuk membuat penyelarasan dasar hingga suatu ketika dulu pernah ditanya oleh seorang tok guru KMK,

"Apa fungsi bahagian kamu?"
"Tak nampak" Jawab aku.
"Sudah nama bahagian kamu itu penyelarasan dasar, maka maknanya kenalah kumpul dan selaras semua dasar-dasar jabatan kamu. Itulah yang patut kamu KMKkan..."
"Oooo..."

Lepas daripada itu, baru aku faham. Kemudian bila Bos Besar perincikan apa dia dasar-dasar jabatan, lebih lagilah aku faham. Tapi aku tidak pasti sama ada bos aku dan penolongnya faham juga. Maksudnya sekarang, carta organisasi bahagian sendiri sudah tidak betul. Sepatutnya tidak ada unit kualiti atau unit parlimen. Perlu ada cuma unit penyelarasan dasar dan unit pemantauan saja kerana itulah fungsi asas bahagian. Bawah unit-unit inilah yang sub fungsi lain seperti kualiti, parlimen dan lain-lain patut ditempatkan, bukan mereka yang jadi unit utama. Sekarang kamu faham kenapa aku cakap ada sesetengah pegawai atasan yang tidak faham kerja mereka sendiri.

Tapi memang begitulah kalau tadbir urus sesuatu organisasi diberikan kepada mereka yang hanya belajar secara teori bagaimana hendak mengurus sesebuah organisasi selepas mereka disahkan di dalam jawatan. 

Betul juga apa yang bos besar pernah katakan suatu ketika dahulu. Ada sesetengah orang yang hanya sesuai untuk melakukan sesuatu perkara saja dan tidak perkara lain. Orang yang begitu analitikal dan kerjanya suka bersendirian dan menyiapkan kertas kerja amat tidak sesuai dilantik mengetuai sesuatu bahagian atau jabatan kerana orang tersebut tidak punyai skil untuk menyelesaikan masalah secara real-time. Orang begini lebih cenderung membuat penilaian analitikal dan kajian-kajian yang memerlukan masa untuk menyelesaikannya sedang masa itu adalah begitu terhad jika kamu seorang pentadbir. Begitu juga sebaliknya. Kalau seorang itu amat bijak menyelesaikan masalah secara real-time, apa jadah letak dia di bahagian atau unit yang perlu membuat kajian demi kajian hanya untuk mengeluarkan suatu keputusan. Mampos kering orang tu... Orang yang tidak sabar juga tidak sesuai kamu letak untuk lakukan kerja-kerja analitikal.

Salah satu soalan dalam penilaian Star Rating MAMPU untuk agensi barisan hadapan (yang berkaitan dengan kaunter) adalah penggunaan MBTI - Myer-Briggs Type Indicator untuk menilai seseorang individu bagi kenaikan pangkat dan job-placement. Aku kata, MAMPU ni pandai saja cakap, mereka buat ke? Atau lebih jelas, sesuai sangat ke MBTI itu digunakan untuk menentukan job-placement?

Kadang-kadang, banyak jabatan kerajaan ini hanya pandai mengeluarkan terminologi itu ini yang hebat tapi haram tidak pernah laksana atau tidak pernah faham pun. Atau juga, langsung tidak sesuai dengan keadaan dan sifat sesetengah organisasi. Contohnya, Ketua Setiausaha Negara (KSN) mengeluarkan dasar mengenai No Wrong Door (Tiada Jalan Salah.. agaknyalah). Secara umum ini bermaksud, kalau kita sebagai orang awam dan pergi kemana-mana jabatan kerajaan untuk memohon sesuatu perkhidmatan sedang perkhidmatan itu tidak disediakan oleh jabatan tersebut, jabatan tersebut masih perlu terima permohonan ini dan tidak boleh menolaknya. 

Dalam dunia indah KSN, itu boleh dilakukan. Aku fikir itu memang boleh dilakukan, secara teori. Katakanlah, kita wujudkan di setiap daerah di Malaysia sebuah bangunan persekutuan (memang ada pun) di mana dalam bangunan tersebut semua kaunter-kaunter kerajaan diletakkan dalam satu ruang yang sama. Maka No Wrong Door itu boleh berfungsi dengan baik. Kamu tidak akan ada masalah berurusan dengan jabatan kerajaan melainkan kesesakan umat manusia tahap luar biasa yang kamu perlu hadapi di situ nanti.

Dalam realiti pula, kamu lihat saja suasana kaunter dan perkhidmatan yang diberikan oleh pejabat-pejabat kerajaan. Kamu lihat bentuk kaunter dan sistem menunggu cukuplah. Kaunter di Jabatan Imigresen contohnya, tinggi dan imposing hingga kalau si kenit atau orang yang bantut terpaksa mendongak tinggi untuk berurusan (itu pun kalau petugas kaunter peduli untuk tengok kamu balik). Sedangkan kaunter di JPN adalah rendah, rata dan macam MacDonalds saja rupanya. Itu baru kaunter. Belum konsep tatacara melayan pelanggan lagi.

Kamu tahu apa masalahnya? Kerana polisi dibuat oleh mereka yang berada di atas yang sebenarnya tidak faham apa yang berlaku di bawah tetapi berkeras mengaku faham dan mengambil berat. Well, they are the educated one, don't they? Itu tiket mahal untuk menangkis serangan fakta anak-anak buah mereka. Jadi mereka akan sentiasa boleh duduk selesa di kerusi empuk mereka sambil melakar polisi demi polisi yang sebenarnya bertujuan untuk memudahkan kerja mereka sahaja.

Kamu lihat, polisi sebenarnya ada bentuk birokrasi. Ya, kenyataannya ia bertujuan untuk memudahkan proses kerja, tetapi sehingga tahap mana? Dalam apa jua keadaan, pengurusan atasan amat-amat "sukar" hendak mempercayai orang bawahan mereka yang berurusan di kaunter. Jadi akses kepada capaian rekod sentiasa dihadkan kerana ianya adalah sebagai penghalang kepada salah laku kuasa. Bila ada kesilapan, orang bawahan tetap disalahkan walaupun hakikatnya orang bawahan ini hanya mempunyai capaian yang terhad dan sering bergerak dalam lingkungan had kerjanya saja. Namun dek kerana mereka yang sering berurusan dengan orang ramai, maka salah mereka amat mudah dilihat oleh orang ramai. Jadi, tidak hairanlah orang ramai sentiasa melihat kakitangan awam ini malas, lembab dan korup. Mana tidaknya, dengan gaji yang tidak seberapa, tanggungjawab kamu amat besar tetapi akses kamu amat terhad, siapa yang tidak mahu jadi malas, lembab dan korup untuk melangkau sistem?

Aku fikir, sebenarnya sudah perlu tadbir urus operasi sesuatu jabatan dikembalikan kepada petugas jabatan sendiri. Kalau mereka itu adalah petugas imigresen, maka tinggalkan operasi jabatan kepada anggota yang bergred KP di jabatan tersebut. Gred PTD masih boleh bertugas di situ tetapi tidak lebih sebagai pentadbir dari segi human resources, kewangan dan pembangunan saja dan itupun, perlu ada pemantauan terhadap bidang kerja. Kenapa? Bukan aku meremehkan PTD tetapi kerana jawatan PTD ini sentiasa volatile. Beberapa tahun kerja, kemudian bertukar kerana naik pangkat (aku pelik kenapa PTD cepat naik pangkat). Mana ada ruang waktu mereka untuk menukar sesuatu di jabatan tersebut? Sedangkan dewan rakyat sendiri berfungsi setiap lebih kurang 5 tahun. Ada PTD yang baru setahun kerja di sesuatu jabatan sebagai pengarah contoh, sudah kena bertukar kerana naik pangkat atau atas arahan. Rugi begitu.

Baik jawatan pengarah di jabatan tersebut terutama yang melibatkan dasar dan urus niaga utama diberikan kepada anggota gred yang berkaitan dengan jabatan tersebut. Lebih stabil. Ya, aku tahu pasti ada yang mempersoalkan mengenai tahap pendidikan dan kemampuan tugasnya nanti. Kamu sendiri sudah tahu, ramai antara kakitangan awam biasa sekarang sebenarnya berpendidikan tinggi. Jadi ianya bukanlah masalah sebenarnya. Cuma tiada ruang untuk mereka memperlihatkan kemampuan mereka. Perlu diingatkan juga, walaupun PTD itu dilantik atas tahap pendidikan dan kemampuan mereka, mereka masih perlu pergi kursus itu ini dalam jangkamasa yang lama untuk kemudian keluar sebagai pentadbir yang terlatih. Aku rasa tidak ada masalah untuk kita lakukan perkara yang sama kepada anggota gred lain.

Kenapa aku cakapkan semua ini? Kerana apabila ditanya, bos sekarang ini boleh keluarkan 1001 teori dan kenyataan mengenai perkara tersebut. Tapi realitinya, adakah mereka faham? Adakah mereka mampu melakukannya bila disuruh secara terus untuk melakukannya. Aku yakin ramai antara mereka takkan mampu. Balik-balik nanti, orang bawahan mereka akan menjalankan tanggungjawab tersebut. Orang-orang yang "pakar" dalam bidang di jabatan mereka sebenarnya adalah orang bawahan. Itu realitinya. Pegawai atasan itu ramainya hanya pandai menggoreng fakta saja.

Namun, kita tidak boleh nafikan ada antara mereka yang amat mahir dalam bidang tugas mereka. Cuma, kamu perlu pergi lebih jauh untuk ketahui kenapa begitu. Aku sudah lakukannya. Aku dapati kebanyakkan pegawai yang mahir dalam bidang tugas urus niaga jabatan mereka sebenarnya sudah begitu lama bertugas di jabatan tersebut walaupun tidak di tempat yang sama. Mereka adalah real life pakar. Itu kena terima hakikatnya.

Jadi, berbaliklah kita kepada pusingan kerja yang aku sebut di atas tadi. Kalau seseorang pegawai tadi cuma ada di kerusinya untuk beberapa ketika, apa logiknya kita boleh anggap dia faham apa yang dilakukannya? Dia itu tidak lebih daripada seorang pentadbir yang bijak mengeluarkan ayat-ayat retorik. itu saja. Perencah tetap sama, cara masak saja yang berbeza.

Pengurusan tertinggi perkhidmatan awam perlu bijak menilai. Zaman ini bukan zaman budak darjah enam sekolah melayu boleh jadi pegawai daerah. Sekarang budak darjah enam sudah tidak ada yang layak jadi kerani. Orang yang berijazah dan berdiploma yang memohon kerja sebagai kerani di pejabat kerajaan. Itu realitinya. Jadi value kerani di jabatan kerajaan sebenarnya sudah tinggi. Cuma bila kita letak kerani berdiploma dan berijazah di tempatnya dan kemudian kita layan dia sebagai makhluk kelas ke tiga, maka, otak mereka akan lebih bijak untuk memanipulasi sistem yang ada. Orang lain pun akan ikut samalah.

Sebenarnya begitu panjang lagi hendak aku tulis tapi aku rasa nanti boleh jadi tesis pula. Cukuplah setakat ini dulu. Kamu pun bukan peduli sangat.

p/s : Semua ini pandangan peribadi semata-mata.

Ulasan

Catatan popular daripada blog ini

MRSM Balik Pulau (Koleksi Foto) - Part 1

Malas pula hendak bercerita mengenai Homeroom. Baik aku tunjukkan koleksi gambar yang diambil pada tahun 2003 semasa reunion MRSM Balik Pulau ketika itu. Ada lagi gambar yang akan diupload kemudian nanti. Banyak. Aku fikir ada baik aku kembali kesana suatu hari nanti untuk aku ambil gambar yang lebih baik. Ini pun guna kamera digital Kodak 3.2 megapixel. Model di atas adalah Meor. Ini sebenarnya pada zaman aku dulu merupakan kaunter untuk segala pembayaran yang berkaitan dengan yuran pembelajaran maktab. Kalau tak salah aku ianya adalah sebanyak RM30 setiap bulan. Disini juga kami akan terima wang saku daripada MARA berjumlah RM25 bagi sesiapa yang layak. Segala keputusan, slip periksa dan apa saja urusan dengan pejabat, semuanya disini. Kaunter segera tepi tingkap. Ini sebenarnya pentas dalam dewan besar maktab. Aku masih ingat semasa menjadi 'sound engineer' untuk drama arahan Amron Roni. si Amron ni pernah jadi produser untuk rancangan sembang-sembang Chef Wan di TV9 tidak l

Cikgu Zul & SmartLearning

Cikgu Zul Kawan-kawan MRSM Balik Pulau hingga 1991, siapa pernah kenal dengan Cikgu Zulkifli Kassim (Cikgu Zul)? Beliau adalah antara pelopor SmartLearning di Malaysia suatu ketika dahulu dan aku adalah antara pelajar-pelajar yang bertuah dapat mempelajarinya dari pakar SmartLearning sendiri. Ada dua tiga orang lagi tenaga pengajar SmartLearning tapi aku sudah lupa nama mereka. Tapi aku sentiasa ingat Cikgu Zul. Berbadan besar tapi lembut tutur kata. Kali terakhir sebelum dia meletak jawatan sebagai guru di MRSM Balik Pulau, dia guna kereta Mitsubishi Galant besar. Pada masa pelajar lain sibuk dengan kaedah belajar biasa, kami di MRSM Balik Pulau sudah pun dilatih menggunakan kaedah SmartLearning; kaedah peta minda, kaedah study smart dan banyak kaedah-kaedah yang kalau masa sekarang, orang nampak biasa. Ya, aku ingat apabila aku ke UiTM (masa tu ITM) dan melukis awan-awan (peta minda) sebagai nota, member-member nampak pelik. Mereka fikir aku sedang buat ajaran sesat. Sebentar tadi ak

Mahu Beli Kamera DSLR? Baca Sini Dulu

Kebelakangan ini aku ditanya oleh beberapa orang rakan mengenai kamera DSLR (digital single-lense reflex). Seperti kamu sendiri sedia maklum, kamera DSLR adalah gajet terkini yang 'perlu' dimiliki. Orang ramai sudah tidak memandang kepada kamera digital biasa, sebaliknya terus ingin membeli DSLR. Mungkin kerana kamera DSLR yang tergantung di leher adalah cool atau pemilik itu benar-benar minat dengan fotografi, tidak dinafikan kamera DSLR semakin menarik minat ramai orang. Dulu, memang agak sukar untuk temui orang di sana sini memegang atau menggantung di leher sebuah kamera SLR yang besar 'gedabak'. Orang lebih selesa dengan kamera digital biasa yang boleh disimpan di dalam poket atau sarung. Ringan dan mudah. Tetapi mungkin kerana terdapat batasan keupayaan kamera digital biasa, maka DSLR sekarang semakin banyak kelihatan di tangan orang ramai. Satu lagi punca paling jelas, sebuah kamera DSLR sekarang boleh dimiliki dengan harga kurang RM2000. Model asas seperti Canon